W wielu firmach dużym problemem jest przybywająca ilość dokumentów. Dokumenty w formie papierowej przenoszone są między działami, często się gubią, a im jest ich więcej, tym większe kłopoty.

W pewnej chwili okazuje się, że do ich obsługiwania konieczny będzie sztab ludzi, co może pociągnąć za sobą spore koszty, ale też ma znaczący wpływ na firmowe informacje. Wyjściem z takiego problemu jest na przykład elektroniczny obieg faktur (W najnowszym artykule), pozwalający na przeniesienie obsługiwania dokumentacji na platformę elektroniczną. Zalet takiego rozwiązania jest dużo. Przede wszystkim znacznie zwiększa się szybkość dostępu do wielu rzeczy przez osoby mające uprawnienia, bowiem wszystko jest dostępne na dowolnym komputerze. Poza tym znacznie się zmniejsza ryzyko zagubienia czegoś istotnego, co w wielu przypadkach będzie miało miejsce podczas przenoszenia papierów.

Tak naprawdę takim cyfrowym obiegiem dokumentów obejmuje się coraz więcej obszarów w firmie. Dużą popularnością zaczyna się między innymi cieszyć elektroniczna kancelaria kancelaria warszawa (Zobacz co znalazłem), która pozwala na kompleksowe rejestrowanie przychodzącej co dzień korespondencji. Tu także korzyści są całkiem spore, szczególnie po kątem bezpieczeństwa i szybkości. Tego typu oprogramowanie posiada sporo funkcji pozwalających na pełną kontrolę otrzymywanych i wysyłanych przesyłek.

Niektóre z tego typu narzędzi na przykład się posługują kodami kreskowymi, co doskonale ułatwia archiwizowanie wszystkiego. W połączeniu z możliwością obsługi faktur narzędzia tego typu bardzo mogą usprawnić działanie każdej firmy.